أفضل نظام محاسبي متكامل في السعودية ٢٠٢٢ – دليل شامل

ما هو النظام المحاسبي المتكامل:

يسمح  النظام المحاسبي المتكامل ERP بالتحكم في كل جانب من جوانب عملك من تطبيق واحد، بحيث تتدفق البيانات بسلاسة عبر الشركة – وصولاً إلى بيانك المالي. يزيد تكامل المعلومات والعمليات من الكفاءة ويمكّن من اتخاذ قرارات مستنيرة.

علاوة على ذلك، يمكن للفرق والأقسام التواصل مع بعضها البعض والوصول إلى المعلومات وتنفيذ العمليات التجارية دون التدخل في عمل بعضهم البعض. يمكن لموظفي المبيعات عرض بيانات المخزون، يمكن للتسويق الوصول إلى تقارير المبيعات، والمديرين التنفيذيين يرون صورة واضحة وشاملة للشركة.

يقدم النظام المحاسبي المتكامل ERP وحدات منفصلة لكل قسم من أقسام ووظائف شركتك. ما يميز البرامج المتكاملة عن البرامج غير المتكاملة هو أنه في شكل متكامل تمامًا، ترتبط هذه الوحدات النمطية، وتجمع البيانات تلقائيًا من كل من المصادر الداخلية والخارجية وتمركزها في قاعدة بيانات موحدة. تعمل على تبسيط سير العمل وإلغاء الإدخال اليدوي للبيانات الزائدة عن الحاجة، وتحسين الدقة ويمكن للجميع العثور على البيانات التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.

متى تحتاج إلى النظام المحاسبي المتكامل ERP؟

تبدأ العديد من الشركات في استخدام العمليات اليدوية، مثل القوائم الورقية أو جداول بيانات Excel، لمهام مثل الفواتير وأوامر المبيعات والمخزون. مع نمو المنظمة، فإنها تتبنى أنظمة محاسبية برمجية فردية للتعامل مع أنشطة محددة تبدو أكثر إلحاحًا، مثل منصة المحاسبة أو نظام إدارة المخزون. تعرض رجل الأعمال للاكتئاب بسبب المحاسبة في مكتبه.

تكمن المشكلة في أن البيانات يتم عزلها في كل من هذه المنصات المنفصلة – ولا يمكن لأي منها التواصل مع بعضها البعض. يلزم تكامل البرامج المخصصة لربط أنظمة المحاسبة هذه، والتي غالبًا ما تكون مكلفة ومستهلكة للوقت وعرضة للخطأ. في حين أن البدء من جديد بنظام محاسبي متكامل قد يبدو أمرًا شاقًا، إلا أنه يمكن أن يوفر ساعات لا تحصى وملايين الريالات (أو أكثر) في المستقبل.

إذا كان عملك يعاني من نقاط الضعف التالية، فقد يكون الوقت قد حان لاعتماد نظام محاسبة متكامل تماماً (ERP): 

1. استخدام الأنظمة اليدوية أو غير المتكاملة: عندما تستخدم نظامًا أساسيًا مختلفًا لكل وظيفة عمل، لا يمكن للأقسام الأساسية ان تحصل على المعلومات التي تحتاجها، نتيجة لذلك يكون الاتصال محدودًا والإنتاجية اقل كفاءه. إن استخدام الأساليب اليدوية، مثل القوائم الورقية أو المستندات الرقمية وجداول البيانات، يستغرق وقتًا طويلاً وغير فعال وعرضة للخطأ. لأنه في كل مرة يحتاج فيها شخص ما في مؤسستك إلى أداء مهمة لا تتم إدارتها ضمن نظام البرنامج الأساسي، سواء كان ذلك بتقديم طلب العميل أو استلام المواد الخام لإنشاء منتج، فسيتعين عليه الاعتماد على إدخال البيانات يدويًا، وهذا يجعل من السهل جدًا على شخص ما ارتكاب خطأ، أو إدخال نفس البيانات مرتين – أو نسيان تسجيله تمامًا. والأكثر من ذلك، أنه بدون أدوات آلية متعددة الوظائف، يجب أن يتذكر الموظفون في كل قسم أداء المهام الحاسمة في الوقت المناسب، مثل إعادة ترتيب المستلزمات وفواتير العملاء وتقديم تقارير الامتثال.
2. صعوبة اتخاذ قرارات العمل: مع عدم وجود عرض موحد لبيانات الشركة، لا يمكن للمديرين التنفيذيين والقادة اتخاذ قرارات مستنيرة. يجب جمع التقارير والمعلومات المالية يدويًا من العديد من أصحاب المصلحة والإدارات، الأمر الذي يستغرق وقتًا وجهدًا ويحد من الرؤى القابلة للتنفيذ.
3. تصبح المهام المحاسبية صعبة الإدارة: إذا لم يتم تحديث معلومات الفواتير والشراء والتصنيع والشحن ومزايا الموظفين بشكل مباشر في نظام المحاسبة الخاص بك، فقد تتسرب البيانات المالية الرئيسية من خلال الثغرات. لا يعد الإدخال المزدوج للبيانات مضيعة للوقت فحسب، بل قد يؤدي أيضًا إلى حدوث أخطاء مكلفة بالنيابة عن العملاء والعاملين والموردين والمؤسسة بأكملها.
4. الصحة والسلامة وعدم الامتثال البيئي: يمكن تجنب معظم غرامات عدم الامتثال وعمليات سحب المنتجات بسهولة باتباع المتطلبات المناسبة. إذا كنت تقوم بشحن أو تلقي مواد خطرة أو إجراء اختبار الجودة على المنتجات المصنعة، فأنت بحاجة إلى تضمين الوثائق الصحيحة لكل مكون.

بدون وجود نظام آلي متكامل، يتعين على الإدارة التنظيمية المشاركة في كل شحنة واستلام المنتج، مما يؤدي إلى إبطاء العملية: يجب تحديد كل منتج وتوثيقه بشكل صحيح، بعد ذلك، يجب طباعة هذه الوثائق يدويًا أو إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى المستلم. إذا لم يتم تصنيف المنتجات و / أو توثيقها بشكل صحيح، فقد يترتب على ذلك عقوبات. والأسوأ من ذلك، في حالة وقوع حادث أو انسكاب أو استدعاء، فإن الإخفاق في تقديم الوثائق أو اتباع الإجراءات لا يمكن أن يؤدي فقط إلى فرض غرامات، ولكن يمكن أن يؤثر أيضًا على سلامة العمال والمجتمع والبيئة.

1. مشاكل في استيفاء الطلب: إذا لم يكن لدى موظفي المبيعات وصول دقيق في الوقت الفعلي إلى المنتج والتسعير والعملاء والمخزون ومعلومات التسليم، فقد يفوتهم فرص المبيعات – سواء عن طريق الفشل في عرض المنتج المناسب أو متابعة عميل لا يدفع في الوقت المحدد. قد يقتبسون أيضًا أسعارًا غير دقيقة أو فترات زمنية غير دقيقة، مما يضر بتجربة العميل ويؤثر على أرباحك النهائية.
2. تكنولوجيا معقدة للغاية: يعد دمج البرامج المستقلة عملية معقدة ومكلفة وتستغرق وقتًا طويلاً. حتى بالنسبة لبعض أكبر العلامات التجارية في العالم، مع مشاريع يمكن أن تستمر لسنوات وتتكلف مليارات الريالات. حتى عمليات التنفيذ الناجحة تتطلب تصحيحات وترقيات منتظمة للحفاظ على سير كل شيء بسلاسة.
3. نقص بالدعم: عند استخدام أنظمة يدوية أو غير متصلة، قد يكون من الصعب العثور على مصدر الأخطاء أو العمليات المعيبة أو الصعوبات التقنية. غالبًا ما لا تقدم عمليات الدمج المخصصة دعمًا طويل المدى وهي معقدة بالنسبة إلى الفنيين لتحرّي الخلل وإصلاحه. علاوة على ذلك، إذا توقف أحد الموردين في نظامك عن العمل، فيجب أن تبدأ عملية التكامل المكلفة مرة أخرى بأخرى جديدة – إلا إذا اخترت نظام محاسبي متكامل ( ERP). 

مزايا استخدام نظام محاسبي متكامل:

نظام إدارة الأعمال مع المحاسبة المتكاملة يجعل المحاسبة سهلة مثل أوامر المعالجة، فبدلاً من إعادة إدخال المعلومات يدويًا من إدارة الطلبات إلى نظام محاسبة مستقل، والذي يكلف الوقت والأخطاء، يتلقى نظام المحاسبة المتكامل تلقائيًا تدفقًا ثابتًا للبيانات من إدارة الطلبات.

نظرًا لأن المعلومات تتدفق تلقائيًا، فإن البيانات المالية دائمًا ما تكون محدثة. وحتى العمليات المحاسبية المعقدة مثل تكلفة العمل وحساب العمولة يتم إجراؤها تلقائيًا فقط عن طريق معالجة الطلبات.

تشمل مزايا استخدام نظام محاسبة متكامل ما يلي:

1. العمليات التلقائية.
2. معلومات الوقت الفعلي.
3. مصدر واحد للمعلومات.
4. التدقيق المطلوب.
5. تحسين سلسلة التوريد.
6. عائد أسرع على الاستثمار.
7. سير العمل المرئي.
8. الوصول المحمول.

الآن، دعونا نقوم بتفصيل كل ميزة:

العمليات التلقائية: العمليات اليدوية غير الفعالة، مثل إدخال البيانات يدويًا، وتحديث أنظمة متعددة، وإجراء التحويلات وتسوية الحسابات، هي عمليات تلقائية بالكامل – مما يؤدي إلى زيادة الدقة والإنتاجية بشكل كبير. يمكن لنظام المحاسبة المتكامل ((ERP تشغيل الأنشطة متعددة الوظائف تلقائيًا، مثل إعادة الترتيب عند انخفاض المخزون أو تجميع معلومات السلامة للإنتاج والتوزيع وتقارير الامتثال.

بيانات الوقت الفعلي: يتم تحديث كل شيء في الوقت الفعلي باستخدام نظام المحاسبية المتكامل ((ERP: من إعداد المخزون إلى مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وبيانات المحاسبة. سيتمكن كل من يحتاج إليها من الوصول إلى أحدث المعلومات في جميع المواقع، مما يمكّن موظفي المبيعات من تلبية المزيد من الطلبات مع العملاء المناسبين، للحفاظ على الهوامش عندما تتغير الظروف، عمال الصيانة لإجراء الإصلاحات اللازمة، والمديرين التنفيذيين لمعرفة مكان العمل في أي وقت.

مصدر واحد للمعلومات: إن مركزية جميع المعلومات في قاعدة بيانات واحدة مترابطة يلغي إدخال البيانات المكرر وعمليات البحث اليدوي، مع تقليل الأخطاء البشرية إلى حد كبير. يتم تسهيل الاتصال ومشاركة المعرفة في جميع أنحاء المنظمة – مما يوفر الوقت وتبسيط العمليات وتمكين اتخاذ القرارات المستنيرة.

التدقيق المطلوب: تدعم معظم أنظمة المحاسبية المتكاملة ((ERP وثائق وعمليات إدارة الامتثال، مما يساعدك على الالتزام بمعايير الصحة والسلامة والبيئة التنظيمية وإعداد التقارير على مستوى الولاية والمستوى الفيدرالي والعالمي.

تحسين سلسلة التوريد: من خلال وظائف المخزون والإنتاج والتوزيع والمالية المتكاملة، يمكنك ضمان عمل سلاسل التوريد في ذروتها. من خلال تحسين مستويات المخزون والتنبؤ الدقيق بالطلب، يمكنك تقليل تكاليف التصنيع والتوزيع مع تعظيم العوائد.

عائد أسرع على الاستثمار: لن تحتاج إلى إنشاء عمليات دمج مخصصة، مما يسمح لك بالوصول إلى الربحية بشكل أسرع وتحقيق فوائد نظام المحاسبة المتكامل (ERP) الخاص بك على الفور.

سير العمل المرئي: يتيح لك العمل من قاعدة بيانات مركزية تصور تدفقات العمل متعددة الوظائف للمؤسسة بأكملها. يتيح ذلك للقادة والأقسام والفرق المختلفة معرفة المشروعات التي يعمل عليها الآخرون، مما يعزز التخطيط والجدولة والتنبؤ.

الوصول المحمول: تكمن القيمة الحقيقية لأنظمة المحاسبة المتكامل (ERP) في قدرتها على تزويد الأشخاص المناسبين بالمعلومات التي يحتاجون إليها في الوقت المناسب. يتيح اختيار نظام بقدرات متنقلة إمكانية إجراء تحديثات للمخزون في الوقت الفعلي، تلبية الطلبات بشكل أكثر دقة، تعزيز صنع القرار لقادة الشركات، وأحدث البيانات لتمكين فرق المبيعات

الخدمات التي يقدمها البرنامج المحاسبي المتكامل لإدارة أعمالك:

1– إدارة المخزون.

من المهم تقييم نشاطك التجاري بشكل منتظم للتأكد من أنك على الطريق الصحيح لتحقيق النجاح، تعد إدارة المخزون أحد أكثر الأجزاء تكاملاً في عملك.

كيف انتهت إدارة مخزون شركتك الصغيرة؟ هل توفرت لديك المنتجات المناسبة عندما احتجت إليها؟ هل خسرت العمل عندما نفد المخزون؟ أو هل خسرت المال بسبب فائض المخزون؟

برنامج إدارة المخزون الجيد يقوم بالتالي:

• تقليل التكاليف وتحسين التدفق النقدي وتعزيز أرباح عملك.
• تتبع المخزون الخاص بك في الوقت الحقيقي.
• تساعدك على توقع الطلب.
• منع النقص في المنتج والإنتاج.
• منع المخزون الزائد والكثير من المواد الخام.
• السماح بتحليل المخزون بسهولة على أي جهاز.
• يمكن الوصول إليها مباشرة من نقطة البيع بالتجزئة الخاصة بك.
• تحسين تنظيم المستودعات ووقت الموظف الثمين.
• تقديم مسح سريع وغير مؤلم للرموز الشريطية لتسريع الاستيعاب.
• السماح بإدارة مواقع متعددة، وتتبع المخزون عبر عدة مواقع أو مستودعات.

استعن ببرنامج إدارة مخزون مناسب و تمتع بإمكانية إدارة مخزون شركتك بدقة وكفاءة عالية وحقق أهداف عملك. 

2- إدارة الرواتب:

يقوم نظام المحاسبة المتكامل بإدارة المدفوعات للموظفين وصيانتها وأتمتها ويساعد أيضا في الحفاظ على المهام المتعلقة بالرواتب اليومية بسلاسة، توفر خدمة إدارة الرواتب لدى نظام المحاسبة المتكامل العديد من المزايا التي تساعد في تحسين دقة بيانات كفاءة العملية، وبالتالي تعزيز الإنتاجية الإجمالية. تتيح سهولة معالجة الراتب للشركات التركيز على الموظفين والعملاء بدلاً من الأعمال الورقية غير الضرورية.

3- إدارة المبيعات

1. يتيح لك نظام المحاسبة المتكامل (ERP) لإدارة المبيعات تحديث وظائف المبيعات والتوزيع الإجمالية بكفاءة.
2. إنه يتعامل مع العديد من الأدوار: تقديم الطلبات وإنشاء عناصر جديدة والجدولة وتعديل العناصر الموجودة وإرسال التقديرات وعروض الأسعار للعملاء والنسخ والشحن وما إلى ذلك.
3. تتولى إدارة المبيعات والتوزيع أيضًا مهمة خلق فرص المبيعات والاستخدام الفعال لقنوات التوزيع لتحقيق الربح.
4. تستخدم المنظمات نظام المحاسبة المتكامل (ERP)) للتخطيط بالطريقة التي تريد أن تحقق أعمالها فيها النمو.
5. يمكنهم معرفة أين يحتاجون إلى إجراء تحسينات، وكيفية القيام بعمل أفضل في المستقبل.
6. بفضل النظام الآلي، يمكنك تجنب إدخال البيانات يدويًا وتوفير الوقت باستخدام نظام المحاسبة المتكامل (ERP)، علاوة على ذلك، فإنه يبدأ عمليات التسليم في الوقت المناسب.
7. في سيناريو المنافسة الشديدة والمتزايدة باستمرار، تحتاج الشركات إلى التركيز على تحسين إجراءات المبيعات وزيادة العملاء المحتملين والتحويلات.

4- برنامج حسابات العملاء.

تعد إدارة العملاء أمرًا بالغ الأهمية إذا كان لديك قاعدة عملاء كبيرة، حيث إن الحفاظ على حساباتهم من أجل استمرارية الأعمال هو أولوية قصوى. يعتبر “العميل” عنصرًا مهمًا في تحديد ربحية شركتك أو مؤسستك. العميل الجيد في النهاية هو حسن النية للشركة و “يتم تقييم الشهرة كأصل في الميزانية العمومية لشركتك”. تضع إدارة عميلك الأساس لكيفية إدارة مؤسستك.

• الاستراتيجية التي يتبعها محاسبي لإدارة العملاء:
• التواصل الفعال
• تحليل نمط الشراء
• خلق الفرص
• إدارة حدود الائتمان
• إدارة الذمم المدينة

يقوم نظام المحاسبة المتكامل بتصنيف جميع عملائك من خلال تحديد المجموعات وتعيين كل عميل لمجموعة معينة. يمكن تحديد المجموعات باستخدام معلمات مختلفة مثل نموذج العمل والموقع والشركة الأم (بمعنى أنه يمكن تجميع المؤسسة التي لها كيانات متعددة أو أسماء الشركات في واحدة)، كمعلمات وفقًا لمتطلبات عملك. إذا كنت تعمل بأسماء متعددة، فلن تحتاج إلى تسجيل الدخول أو تسجيل الخروج من النظام، لمشاهدة معاملة العميل من كل كيان. يمكنك أن ترى إجمالي المبلغ المعلق لعميل أو مجموعة من العملاء، لكيان واحد أو لجميع الكيانات، مع تقارير في الوقت الفعلي ورسوم بيانية وتحليلات. 

يقوم نظام المحاسبة المتكامل (ERP) بتسهيل الحصول على تفاصيل حول ديناميكية قرار العميل – تأثيرات الشراء، وقضايا العملاء، و المكانة التنافسية. يساعد ذلك في التنبؤ بمبيعاتك ويمنحك الأساس لتنفيذ أنشطة الشراء الخاصة بك للوفاء بالمتطلبات..