ما هي المصاريف؟
تتكبد الشركات أنواعًا مختلفة من النفقات. المصاريف هي نوع من النفقات التي تتدفق من خلال قائمة الدخل ويتم خصمها من الإيرادات للوصول إلى صافي الدخل. بسبب مبدأ الاستحقاق في المحاسبة، يتم الاعتراف بالمصروفات عند تكبدها، وليس بالضرورة عند سدادها.
أنواع المصروفات
هناك عدة أنواع من المصروفات لدى الشركات والمؤسسات. الطريقة الأكثر شيوعًا لتصنيفها هي المصروفات التشغيلية مقابل المصروفات غير التشغيلية والمصاريف الثابتة مقابل المصاريف المتغيرة.
• المصروفات التشغيلية:
هي أنواع المصروفات التي تخدم العمليات التشغيلية للمنشأة وهنا نذكر أهمها:
- مصروف تكلفة البضائع المباعة (COGS)
- مصروف التسويق والإعلان والترويج
- مصروف الرواتب والمزايا والأجور
- مصاريف البيع العام والإدارية (SG & A)
- مصروف الإيجار والتأمين
- مصروف الإهلاك والاستهلاك
- مصروفات أخرى
• مصروفات غير تشغيلية:
هي المصاريف التي لا تعنى بنشاط المنشأة ونشير بها بالمصاريف الغير متكررة ومنها:
- الفائدة
- الضرائب
- خسائر من الاستثمارات
- تكاليف إعادة الهيكلة
•مصروفات ثابتة:
هي المصروفات التي تتكبدها الشركة والتي لا تتأثر بحجم الإنتاج ولا يمكن تجنبها ومنها:
- الإيجار
- الرواتب والمزايا والأجور (ثابتة أحيانًا ومتغيرة أحيانًا)
•مصروفات متغيرة:
هي المصروفات التي تتكبدها الشركة والتي تتأثر بحجم الإنتاج تزيد بزيادة الإنتاج وتقل بانخفاضه ومنها:
- رسوم المعاملات والحوالات.
- اللجان
- التسويق والإعلان (ثابت أحيانًا ومتغير أحيانًا).
المصروفات مقابل النفقات الرأسمالية
الفرق الوحيد بين المصاريف والنفقات الرأسمالية هو أنه تم الاعتراف بالمصروفات بموجب مبدأ الاستحقاق وينعكس في قائمة الدخل، في حين أن المصروفات الرأسمالية تذهب مباشرة إلى الميزانية العمومية كأصل.
بمجرد أن يتم إدراج النفقات الرأسمالية في الميزانية العمومية كأصل، يمكن تحميلها لاحقًا كإهلاك وإطفاء، والتي تتدفق من خلال قائمة الدخل.
بيان التدفقات النقدية هو المكان الذي سينعكس فيه التوقيت الفعلي للمدفوعات النقدية لجميع النفقات.
أنواع المصروفات الخاضعة للخصم الضريبي
يتم خصم معظم النفقات، وليس كلها، من دخل (إيرادات) الشركة للوصول إلى دخلها الخاضع للضريبة. تشمل المصاريف الأكثر شيوعًا للخصم الضريبي الاستهلاك والإطفاء والإيجار والرواتب والمزايا والأجور والتسويق والإعلان والترويج.
تختلف العناصر غير المعفاة من الضرائب حسب المنطقة والبلد. من المهم استشارة مستشار ضرائب محترف للتعرف على المصاريف القابلة للخصم وغير القابلة للخصم في وضعك أو وضع شركتك.
لماذا ينصح بتتبع مصاريف العمل؟
من أهم أسباب التي ينصح لأجلها بتتبع مصاريف العمل حقيقة أن تتبع نفقات العمل يجعلك أكثر وعياً إلى أين تذهب أموالك ويساعدك في حساب مدى ربحية مشروعك. لكن القائمة لا تنتهي عند هذا الحد. دعونا نفهم جميع الفوائد الرئيسية لتتبع نفقات ومصروفات العمل:
رفع مستوى الوعي المالي ومهارات إدارة الأموال
هل تساءلت يومًا ما هو السبب الأكبر لفشل معظم الشركات؟ إنه نقص السيولة. يجب أن تتعلم الشركات الصغيرة إدارة التدفق النقدي من خلال إدارة النفقات اليومية. من المهم أن لا تخرج النفقات اليومية عن السيطرة ولا تتجاوز الدخل الشهري.
من خلال مراقبة النفقات والمصروفات يوميًا، يمكن للشركات التحكم في التكاليف. تصبح أرقام المصروفات والدخل اليومية علامة لتحديد ما إذا كان النشاط التجاري قد انتهى أو أقل من الميزانية المخصصة له.
التحضير المسبق للضرائب
يخشى معظم أصحاب الأعمال من موسم الضرائب لمجرد أنهم غير مستعدين لذلك. تسود الفوضى والذعر في المكتب وتضيع ساعات طويلة في البحث عن الفواتير والإيصالات في اللحظة الأخيرة.
من خلال الاحتفاظ بجميع سجلات الدخل والمصروفات بدقة، يكون لدى المالك كل شيء جاهزًا أثناء تقديم الضرائب. تذكر – غالبًا ما تكون العديد من النفقات عند تصنيفها بشكل صحيح معفاة من الضرائب، مما يعني أنه يمكن لصاحب العمل إما تقليل الضرائب الإجمالية أو استرداد الأموال.
رضاء الموظفين
قد يكون هذا مفاجئا. غالبًا ما يقدم الموظفون الإيصالات والإثباتات لمصاريف السفر والوجبات والنفقات الأخرى للتعويضات.
من خلال الاحتفاظ بسجل لهذه النفقات، يمكن لأصحاب الأعمال ضمان السداد السريع والصحيح، مما يجعل فريقهم سعيدًا.
ربحية أفضل وتدفق نقدي أفضل
إن تتبع نفقات العمل يجعل حساب الربحية أسهل بكثير. كل ما عليهم فعله هو طرح إجمالي الإيرادات مطروحًا منه النفقات التي تتبعها. يوفر هذا الحساب البسيط سجلاً ماليًا واضحًا ويشير إلى ما إذا كانت الشركة تجني المال.
يعد تتبع نفقات العمل بطريقة شفافة ودقيقة أمرًا بالغ الأهمية لنجاح الأعمال التجارية. يأتي بفوائد قصيرة وطويلة الأجل. على المدى القصير، يتعين على صاحب العمل دفع ضرائب أقل وتوفير المال. يمكنك مراجعة نفقات عملك عندما يتأثر التدفق النقدي ومعرفة أين لديك فرص تخفيض المصروفات. على المدى الطويل، يساعد أصحاب الأعمال على تحديد مكان وضع أموالهم. يساعد تتبع نفقات الأعمال المالكين أيضًا على إثبات للمستثمرين أن أعمالهم قابلة للاستمرار من الناحية المالية ويمكن أن يكونوا مقترضين موثوق بهم.
نستطيع القول باختصار انه لا يمكنك تحسين ما لا تقيسه، عندما تنغمس في إدارة الأعمال اليومية لنشاطك التجاري، فمن السهل أن تحصل على معلومات فورية عن الطريقة التي تعتقد بها أن أداء نشاطك التجاري من الناحية المالية مقابل أداءه الفعلي. يساعدك تتبع نفقات عملك على التراجع، ورؤية الصورة الكبيرة، وتحليل أموالك حقًا.
يؤدي أيضًا إلى مسك دفاتر دقيق، مما سيسمح لك بمعرفة متى ستكون نقطة التعادل بين الإيرادات والنفقات (عندما لا يرى عملك ربحًا أو خسارة)، ويمكنك أيضا من القيام بالتحليل السريع لمشروعك عن طريق حساب بعض النسب السريعة التي تعطيك نظره على أداءك مثل (قدرتك على دفع أي أموال تدين بها بالنقد أو الأصول التي يمكن تحويلها إلى نقود بسرعة)، واستكشاف التوجهات لأرقامك، والقيام بالتنبؤات.
كيفية تتبع مصاريف العمل
بعد الحديث عن أهمية تسجيل وتتبع المصروفات للأعمال والشركات، نأتي للخطوة التالية والأهم، وهي كيفية تتبع المصروفات بشكل دقيق وصحيح. هنا نذكر بعض الخطوات التي تساعد في تتبع المصروفات بجهد وتكلفة أقل وكفاءة عالية:
- رقمنه جميع الإيصالات الخاصة بك باستخدام ماسح ضوئي للإيصالات.
- استخدم برنامج لتصنيف النفقات الخاصة بك والاحتفاظ بها في مكان واحد.
- أن يكون لديك حساب وبطاقة مصرفية تجارية مخصصة لمشروعك.
- قم بتوصيل حسابك المصرفي ببرنامج المحاسبة الخاص بك لاستيراد المعاملات تلقائيًا
- مراجعة وتصنيف نفقات عملك بانتظام
ختاماً عندما تعرف أين يقف نشاطك التجاري من الناحية المالية، يكون لديك فهم أعمق للعوامل التي تسبب النجاح وما العوامل التي لا تؤدي الى نجاح مشروعك، ويمكنك بعدها اتخاذ قرارات مستنيرة.
بمرور الوقت، يساعدك تتبع نفقاتك على التنبؤ بالمصروفات القادمة، مما يسمح لك بتخطيط التدفق النقدي الخاص بك (الأموال التي تدخل وتخرج من عملك).
نظرًا لأن مشاكل التدفق النقدي هي السبب الأول لفشل الشركات الصغيرة، فإن الحصول على صورة واضحة عن نفقاتك المنتظمة وغير المنتظمة أمر مهم.
يعد تتبع نفقاتك وتصنيفها على مدار العام أيضًا أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل الوقت الضريبي أكثر سهولة. ستوفر على نفسك الوقت والصداع، وتقلل من العمل، وتنقذ نفسك من التكاليف المحتملة للمحاسب الخاص بك
