إدارة المخاطر في المشروعات

ما هي إدارة المخاطر؟
إدارة المخاطر هي عملية تسمح بفهم أحداث المخاطر الفردية والمخاطر الشاملة وإدارتها بشكل استباقي، مما يؤدي إلى تحسين النجاح من خلال تقليل التهديدات وتعظيم الفرص والنتائج.

هناك العديد من المشاريع الجارية التي تجري داخل المنظمة. تأتي المشاريع الفردية مع مخاطرها المنفصلة الخاصة بها والتي تحتاج إلى إدارتها لضمان نجاح هذا المشروع. يحتاج جميع الموظفين إلى تعلم كيفية التعرف على مخاطرهم وإدارتها بكفاءة أثناء تنفيذ المشروع. يتم ذلك عن طريق تحديد المخاطر والتهديدات للمشروع أولاً ثم تحليله ، وبعد ذلك يمكن لأعضاء فريق المشروع الاستجابة للمخاطر التي ستنشأ في عمر المشروع بكفاءة. بهذه الطريقة سيحقق المشروع أيضًا هدفه في الوقت المحدد.
لا يجب أن تعني إدارة المخاطر نفس الشيء لكل مشروع. يمكن أن تنطوي المشاريع المختلفة على مخاطر مختلفة وتحتاج إلى إدارتها بشكل مختلف في كل حالة. عندما يتعلق الأمر بالمشاريع الكبيرة ، على سبيل المثال، يمكن أن تكون استراتيجية إدارة المخاطر أكثر شمولاً وقد تتطلب الكثير من التخطيط. إذا كان مشروعًا صغيرًا من ناحية أخرى ، فإن الإدارة الفعالة للمخاطر قد تعني فقط إعطاء الأولوية للمخاطر.
لا شك في أهمية إدارة المخاطر داخل المشاريع، مديرو المشاريع مجهزون بشكل أفضل للتعامل مع حالات عدم اليقين التي قد تنشأ مع توفير موارد الشركة والوقت.

لماذا وجود استراتيجية لإدارة المخاطر مهم؟
على الرغم من أن معظم الشركات تواجه درجة معينة من المشروع والمخاطر التشغيلية، فمن المهم إجراء تحليل SWOT لتحديد نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات الخاصة بشركتك.
1. استمرارية الأعمال والفعالية التشغيلية.
بغض النظر عن مدى جودة استعدادك لشركتك، يمكن أن تظهر مخاطر تشغيلية غير متوقعة في أي وقت. يمكن أن تأتي التهديدات على شكل أي شيء من هجوم إلكتروني جديد إلى مورد أو مزود خدمة لا يستطيع فجأة تلبية احتياجات شركتك إلى تعطل قطعة كارثية من المعدات. تسمح لك عملية وخطة إدارة المخاطر الراسخة بضمان الضوابط الداخلية لتجنب الاحتيال.
2. حماية أصول شركتك.
من الضروري حماية أصول شركتك ، سواء كانت عناصر مادية أو مواد أو بيانات.
3. رضا العملاء وولائهم.
سيشعر عملاؤك براحة أكبر في التعامل معك لأنهم على دراية بشعارك وعلامتك التجارية وحضورك الرقمي وسمعتك. بالإضافة إلى ذلك، سيشعر العملاء براحة أكبر في الاستمرار في التعامل معك إذا كانت لديك خطة قوية لإدارة المخاطر واستخدمتها. من خلال اتخاذ تدابير وقائية ، يمكنك الحفاظ على اسم شركتك.
4. تحقيق الفوائد وتحقيق الأهداف.
تعتبر الإدارة الفعالة للمخاطر أمرًا بالغ الأهمية لاستكمال المشاريع في الوقت المحدد وتحقيق أهدافها. يمكن أن يساعد تنفيذ إجراءات فعالة لتحديد وتقييم وإدارة المخاطر عملك على التخلص من المشاريع والأنشطة ذات العائد المنخفض بشكل أسرع. إنه يحسن من احتمالية أن تفي حافظة مشروعك وأداء عملك العام بتوقعاتك أو تتجاوزها وأنك ستدرك الفوائد المتوقعة.
5. زيادة الربحية.
الهدف الأساسي لمعظم المنظمات هو الحفاظ على هامش ربح إيجابي. يمكن أن تكون الخسائر المالية هائلة بعد حادث مثل الخرق، والتعامل مع العواقب في بعض الأحيان يتطلب قضاء ساعات لا حصر لها في نهاية المطاف في اجتماعات مملة مع ممثلي القانون والتأمين. يتطلب الحفاظ على أرباح شركتك إدارة دقيقة لمخاطر السوق والائتمان والتشغيل والسمعة.
كيف تستخدم استراتيجية إدارة المخاطر في المشروعات ؟
استراتيجية إدارة المخاطر هي عملية استباقية لتحديد وتقييم والاستجابة لمخاطر المشروع قبل أن تسبب أي مشاكل خطيرة أو تؤثر على الجدول الزمني لإنجاز المشروع. تتضمن هذه العملية أيضًا التحديث وإعادة النظر بانتظام في تقييم المخاطر بناءً على المعلومات الجديدة أو الإجراءات المتخذة.
بصفتك مدير مشروع، يجب أن تعرف كيفية إدارة مخاطر المشروع بشكل فعال، ولهذا تحتاج إلى خطة إدارة مخاطر المؤسسة لتحديد وتقييم ومراقبة المخاطر. من خلال مراقبة المخاطر عن كثب، يمكنك تطوير خطط التخفيف لتقليل التأثير المحتمل للمخاطر.
نظرًا لأن تنفيذ تقنيات إدارة المخاطر الإستراتيجية يضمن بقاء المشروع على المسار الصحيح ونجاحه، فإن العديد من الشركات تبحث عن “القدرة على إدارة مخاطر المشروع” عند تعيين مديري المشروع. يرى العديد من مديري المشاريع أن إدارة مخاطر المشروع هي جزء مهم من أدائهم الوظيفي ويتم تضمينها في المراجعة السنوية الخاصة بهم.
متى يجب تضمين استراتيجيات إدارة المخاطر؟
تتضمن عملية إدارة المشروع تخطيط المشروع وتنفيذه ومراقبته وإغلاقه. عندما يتعلق الأمر بأساليب إدارة المخاطر، ينصح الخبراء بإدراجها خلال المراحل الأولية (أي التخطيط) لأنه لا يزال هناك متسع من الوقت لإجراء تعديلات وضبط الأشياء. وهذا يسمح باستجابة أكثر فاعلية واستباقية لأي مخاطر قد تظهر.
ومع ذلك، يجب أن تفهم أيضًا أنه قد لا يكون من الممكن دائمًا دمج جميع استراتيجيات إدارة المخاطر خلال المراحل المبكرة، نظراً للتغيرات التي يمكن ان تحدث.
استراتيجيات إدارة المخاطر
1. تجنب المخاطر.
إنها خطة يتم استخدامها لمنع حدوث أي مخاطر محتملة في المقام الأول، تتضمن خطة تجنب المخاطر عادةً تغيير الجدول الزمني للمشروع أو نطاقه أو تعيين المزيد من الموظفين لإدارة المشكلات. تقلل هذه الاستراتيجية من احتمالية حدوث أي مخاطر كبيرة في المستقبل.
لماذا يتم تضمين استراتيجية تجنب المخاطر؟
الوقاية دائما خير من العلاج ،مع تجنب المخاطر، يمكنك تقليل احتمالية حدوث مخاطر المشروع المحتملة من خلال التخطيط لها مسبقًا ووضع خطط للطوارئ للتخفيف منها، وهي تجعل منها أقل تكلفة وأقل استهلاكا للوقت.
متى يمكن تضمين استراتيجية تجنب المخاطر؟
يعتمد ذلك على مشروعك المحدد ومخاطره الفريدة، ومع ذلك، بشكل عام، حاول تضمين استراتيجية تجنب المخاطر في أقرب وقت ممكن. سيساعد هذا في تقليل احتمالية المخاطر من بداية المشروع مباشرة.
عوامل يجب مراعاتها عند تحديد ما إذا كنت تريد تضمين استراتيجية تجنب المخاطر في مشروعك أم لا:
احتمالية حدوث المخاطر.
الشدة المحتملة للعواقب في حالة حدوث المخاطر.
تكلفة وجدوى تنفيذ استراتيجية تجنب المخاطر.
تأثير استراتيجية تجنب المخاطر على الجدول الزمني للمشروع والميزانية.
2. الحد من المخاطر.
إنها إستراتيجية مستخدمة لتقليل الآثار السلبية للمخاطر على المشروع، تتضمن خطة الحد من المخاطر وضع إجراءات وبروتوكولات واضحة ، وتطوير خطة احتياطية للمخاطر غير المتوقعة ، وتحديد المخاطر المحتملة والتخفيف من حدتها في مرحلة مبكرة من مرحلة تخطيط المشروع.
لماذا يتم تضمين استراتيجية الحد من المخاطر؟
تضمن استراتيجية الحد من المخاطر تحديد المخاطر المحتملة والتعامل معها قبل أن تتسبب في مشاكل خطيرة. يساعد دمج هذه الإستراتيجية في خطة مشروعك على تقليل فرص حدوث خطأ ما والإضرار بنجاح مشروعك.
من خلال تقليل شدة المخاطر، فإنك تقلل من التأثير السلبي، وبالتالي الحفاظ على مشروعك. يمكنك البقاء في صدارة المشكلات والحفاظ على المشروع تحت السيطرة من خلال التخطيط لمختلف المخاطر والاستجابات المناسبة لها.
متى يمكن تضمين استراتيجية الحد من المخاطر؟
لا توجد إجابة واحدة تناسب الجميع على هذا السؤال ؛ يعتمد ذلك على المشروع المحدد والمخاطر المرتبطة به. ومع ذلك، يقترح الخبراء أن مديري المشاريع يجب أن يدرجوا هذه الإستراتيجية على وجه التحديد أثناء عملية تحليل المخاطر للحصول على أفضل النتائج.
أسئلة يجب طرحها عند تحديد ما إذا كنت تريد تضمين استراتيجية تقليل المخاطر في مشروعك أم لا:
ما هي المخاطر المحتملة ، وما مدى احتمالية حدوثها؟
ما هي عواقب وقوع حدث خطر؟
ما مقدار المال والوقت الذي يمكن استثماره في تقليل المخاطر؟
هل توجد أي استراتيجيات حالية للحد من المخاطر يمكن استخدامها؟
3. تحويل المخاطر.
إنها عملية نقل المخاطر من كيان إلى آخر، يتم ذلك عادة من خلال مفاوضات العقود أو بواسطة التأمين أو وسائل أخرى. من خلال نقل المخاطر ، تأمل المنظمات في حماية نفسها من المخاطر المحتملة ذات الصلة.
لماذا يتم تضمين استراتيجية نقل المخاطر؟
تعد إدارة المخاطر أحد أهم جوانب المشروع الناجح. من خلال نقل المخاطر إلى طرف آخر، يمكنك تخفيف التأثير على المشروع إذا حدث خطأ ما ، مما يحمي المشروع من الخسائر أو الانتكاسات المحتملة.
يساعد نقل المخاطر أيضًا على تقليل التعرض للمخاطر والمسؤولية المالية لعملك. يسرع المشروع ككل من خلال التخلص من عدم اليقين أو الغموض.
متى يمكن تضمين استراتيجية نقل المخاطر؟
مرة أخرى، لا توجد إجابة محددة لهذا السؤال ؛ يختلف حسب المشروع والمخاطر التي ينطوي عليها. ومع ذلك ، يُنصح بتضمين استراتيجية تحويل المخاطر في أقرب وقت ممكن ويفضل أن يكون ذلك خلال مرحلة التخطيط. سيساعد هذا في اتخاذ جميع الخطوات اللازمة لتقليل أو القضاء على أي خطر محتمل.
عوامل يجب مراعاتها عند تحديد ما إذا كنت تريد تضمين استراتيجية تحويل المخاطر في مشروعك أم لا:
احتمالية حدوث المخاطر.
أي متطلبات أو قيود قانونية سارية.
الخيارات المتاحة لنقل المخاطر.
مخاطر وفوائد عدم تحويل المخاطر.
4. قبول المخاطر.
تشير هذه الإستراتيجية إلى القرار الذي اتخذه مدير المشروع لقبول أو رفض المخاطر. يتم الاختيار لأسباب مختلفة بما في ذلك الخطر الذي لا يستحق اتخاذ إجراء بشأنه ، فهو احتمال ضئيل وتأثير كبير، ولا توجد طريقة معروفة لتقليله.
لماذا تشمل قبول المخاطر؟
بقبولك للمخاطر ، فإنك تقر بوجودها ويمكن أن تؤثر على المشروع. يتيح لك ذلك وضع تدابير التخفيف وخطط الطوارئ للتعامل معها في حالة حدوثها. يسمح لك قبول المخاطر أيضًا بالتركيز أكثر على الجوانب الإيجابية لمشروعك بينما لا تزال مستعدًا للمشاكل المحتملة.
متى يمكن تضمين استراتيجية قبول المخاطر؟
الوقت الشائع لاستخدام قبول المخاطر في إدارة المشروع هو أثناء مرحلة التخطيط. هذا هو الوقت الذي تقرر فيه المخاطر التي يتعين عليك تحملها وكيفية معالجتها في المستقبل. مرة أخرى خلال مرحلة المراقبة والتحكم. هذا عندما تتأكد من إدارة جميع المخاطر المقبولة بشكل صحيح.
عوامل يجب مراعاتها عند تحديد ما إذا كنت تريد تضمين استراتيجية قبول المخاطر في مشروعك أم لا:
التأثير المحتمل للمخاطر إذا حدث.
توافر أي استراتيجية أخرى للحد من المخاطر.
المال والوقت المخصصان في الميزانية لإدارة المخاطر في المشروع.

وأخيرًا
حاليًا، وفقًا لدراسة حديثة، فشل حوالي 97.5٪ من المشاريع في تلبية الأهداف والمواعيد النهائية التي حددوها. لكن مع الممارسات والاستراتيجيات المختلفة لإدارة المخاطر في التعامل مع المشاريع، يمكن أن يتغير ذلك. هذا يؤكد فقط على أهمية تدريب وتوعية جميع الموظفين على كيفية فهم وإدارة المخاطر، فهو يحسن جودة المشروع ويوفر للشركة الكثير من الموارد في المستقبل.